Цифровизация процессов Марийского Государственного Университета с помощью внедрения портала Битрикс24

Краткая информация о клиенте

ФГБОУ ВО “Марийский государственный университет” - один из молодых классических университетов страны, крупны й образовательный и научный центр Республики Марий Эл и Приволжского федерального округа.

Университет осуществляет образовательную, научную и культурно-просветительскую работу, а также выполняет подготовку и переподготовку кадров на бюджетной и коммерческой основе. Кампус университета включает несколько корпусов, имеется филиал - “Марийский аграрный колледж”.

Организация активно реализует проекты по цифровой трансформации и развивает внутреннюю электронную среду: автоматизированная пропускная система, корпоративная среда для работы сотрудников, электронная образовательная среда, сервисы для студентов и сотрудников и т.д.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

Заказчик обратился с заявкой на расширение возможностей корпоративного портала Битрикс24 для развития цифровой среды организации. Требовалось развернуть корпоративный портал на собственном сервере организации, позволяющий организовать работу более 1000 штатных сотрудников, а также дающий возможность добавлять экстранет-пользователей, участвующих в различных проектах. Кроме того, требовалась автоматизация планирования и контроля деятельности сотрудников, возможность интеграции с внешними сервисами и учетными системами, организация внутреннего документооборота, функционирование сайтов и работа в CRM.

На момент обращения, заказчик пользовался Корпоративным порталом учебного заведения (коробочная версия Битрикс24). Активно использовал функционал проектов, задач и групп. Коммуникация между отделами осуществлялась в чатах корпоративного портала. Сотрудники использовали бизнес-процессы для обмена документами.

Процессы компании, подлежащие автоматизации:

• контроль исполнительской дисциплины
• внутренний документооборот
• онлайн-совещания и переговоры
• закупки.

Бизнес-логика работы компании основывается как на выполнении государственного заказа, так и на оказании коммерческих услуг населению. Как и для многих крупных бюджетных организаций, важными аспектами основной деятельности является большой документооборот, несколько согласующих лиц при принятии решений, необходимость фиксирования обсуждений и переговоров. Для обеспечения описанных требований наиболее подходящим для клиента оказалась редакция “Энтерпрайз”.

Редакция “Энтерпрайз” обеспечивает работу на корпоративном портале 1000 сотрудников. Кроме того, расширение на 1000 пользователей позволяет увеличить число пользователей до 2 тысяч человек. Высокая скорость работы портала на данном тарифе обеспечивает бесперебойность основных рабочих процессов. Расширенное дисковое пространство позволяет хранить все документы на диске корпоративного портала. Усиленная безопасность портала на данном тарифе покрывает потребность в хранении персональных и финансовых данных.

Переход на редакцию “Энтерпрайз” включал следующие виды работ:

1. Подбор оптимального продукта;
2. Анализ бизнес-процессов, анализ используемых приложений, вебхуков;
3. Переподключение каналов коммуникации.

Выбор заказчиком продукта Битрикс24 был связан с теми успешными практиками, которые реализованы во многих образовательных и иных бюджетных организациях РФ. Кроме того, заказчик внимательно ознакомился с функционалом продукта Битрикс24 и нашел те решения, которые соответствуют требованиям организации. Особый интерес заказчика был связан с такими возможности Битрикс24 как:

1. организация автоматизированного рабочего места для сотрудников,
2. автоматизация процессов организации на базе функционала бизнес-процессов,
3. интеграция портала с внешними сервисами.

Дополнительным фактором выбора Битрикса24 послужил имеющийся опыт работы заказчика с нашей компанией по настройке Битрикс24.

Процесс внедрения, особенности проекта

Процесс настройки портала включал следующие этапы:

1. Применение новой лицензии для текущего портала;
2. Изменение настроек коммуникации внешних сервисов;
3. Проверка корректности работы локальных приложений, вебхуков;
4. Общее тестирование работы системы.

Заказчик доверял опыту интегратора и полностью положился на решения специалистов по внедрению. После настроек была проведена демонстрация и небольшое обучение для знакомства с новыми возможностями, которые открывает тариф “Энтерпрайз”. Внедрение прошло быстро и показало хороший эффект.

Работа с решением. Достигнутые результаты

В результате перехода заказчика на тариф “Энтерпрайз” были выполнены все основные требования к организации цифровой корпоративной среды организации.

Были настроены и реализованы следующие изменения:

• Увеличена скорость работы портала
• Стабилизирована отказоустойчивость системы
• Увеличено число пользователей без дополнительных сбоев системы
• Увеличен размер дискового пространства портала
• Улучшена безопасность данных, хранящихся на портале

Преимущества от внедрения

После перехода на тариф “Энтерпрайз” деятельность компании стала более активной, некоторые процессы полностью перешли в цифровой формат. Работа сотрудников стала намного удобней, а документооборот стал проходить быстрее и эффективнее.

Протоколы совещаний и документы с решениями по задачам стали фиксироваться на портале и доступны для обращения к ним. Руководитель компании может контролировать работу сотрудников и статус проектов.

Отзыв заказчика о проделанной работе

После внедрения заказчик обратился с запросом на разработку дополнительной автоматизации. Проект получил развитие и был полезен компании.