Компания Никобон

Компания Никобон
Клиент:

Компания Никобон - занимается производством и продажей авторской линейки детской и взрослой одежды.

Задачи:
Контроль заказа по позициям, с разделением сферы деятельности отдела продаж и производства
Хочу такой же
Решение

На момент обращения, в компании не было портала Битрикс24. Для ведения заказов использовались Microsoft Excel и 1С:Управление нашей фирмой. CRM понадобилась для упорядоченного хранения информации от клиентов и ведения заказов в единой системе, чтобы все данные были под контролем и не терялись.

Суть доработки

Локомотивами деятельности компании выступают 2 отдела:

  1. Отдел продаж: вносит данные о заказе в CRM, контролирует оплату и сообщает клиенту о готовности заказа.
  2. Производство: получает список товаров, которые необходимо произвести, сообщает о текущем состоянии (обработка, крой или готовность).

Ключевое ожидание компании от внедрения - возможность контролировать статус заказа покупателя в разрезе каждой товарной позиции и автоматически отправлять сообщение о готовности заказа клиентам. Это удалось организовать и воплотить в жизнь с помощью смарт-процессов, бизнес-процессов и синхронизации с системой учета на базе 1С.

Ранее в компании велась длинная таблица Excel по каждому производимому товару: комбинезоны, ветровки, шапки, брюки и другие. В ней фиксировалось наличие в готовом виде и наличие в крое. Менеджер смотрел нужный товар и консультировал клиента исходя из данных таблицы.

Excel прекрасный инструмент, но для ведения клиентской базы, отслеживания стадии готовности товара, контроля производства и продаж - не самый эффективный и удобный. В компании это понимали, потому приняли решение о внедрении CRM. Однако стандартный функционал не решал полностью их задачи, пришлось разрабатывать и применять интересные доработки.

Что сделали?

Для компании была разработана система контроля заказа с разделением на 2 сферы деятельности: отдел продаж и производство.

  1. Отдел продаж работает над заказом в разделе CRM, занимается обработкой сделок и контролем их состояния, а также осуществляет всю коммуникацию с клиентами.
  2. При создании сделки, менеджер указывает какие товары в нее включены, присваивается номер заказа, автоматически передаются все данные в 1С: Управление нашей фирмой. Битрикс24 автоматически создает элементы в списке. Каждая товарная позиция - отдельная строка со своим статусом. После формирования сделки она передается в отдел производства.

  3. Отдел производства принимает сделку в виде списка товаров с количеством и номером заказа. Перед сотрудниками стоит задача указать дату готовности каждой позиции, т.к. срок изготовления того или иного товара индивидуален. Отдел производства работает со смарт-процессом, где для каждого товара свой набор стадий (обработка, крой или готовность), что упрощает процесс контроля.
  4. После того, как все позиции заказа получили статус “готовность”, сделка автоматически переходит в новую стадию на которой подключается отдел логистики. После отправки заказа, менеджеру приходит уведомление. На этом этапе сотрудник отдела продаж заполняет трек-номер и прикрепляет фото заказа, а клиенту в WhatsApp уходит автоматическое сообщение. Если WhatsApp у клиента не установлен, информация отправляется в открытую линию (например, ВКонтакте).

Если резюмировать кратко, в компании теперь выстроен процесс работы с заказами по следующей схеме:

  1. Менеджер принимает заказ у клиента;
  2. Передает его в отдел производства;
  3. Каждому товару в сделке присваивается статус: обработка, крой или готовность;
  4. Когда все позиции в заказе принимают статус “готово”, заказ переходит в новую стадию, на которой подключается отдел логистики и продаж;
  5. После отправки заказа, менеджер заполняет трек-номер и прикрепляет фото заказа. Битрикс24 автоматически направляет клиенту сообщение в WhatsApp или ВКонтакте.

Таким образом, доработкой Битрикс24 автоматизирован весь процесс принятия, обработки, производства и передачи заказа. Это ускорило коммуникацию. между отделами и сделало ее более понятной и четкой.

Общение с клиентами стало максимально прозрачным. Все договоренности можно отслеживать и контролировать в карточке сделки как сотруднику, так и руководителю. Сотрудники не тратят время на отправку сообщений и на поиск товара, теперь это делает робот.

В итоге клиент получил то, что являлось конечной целью внедрения и остался доволен качеством и сроком исполнения работ. А мы, в свою очередь, получили нестандартный проект с интересной доработкой и новый опыт.

Есть идея - давайте обсудим!
Ваше имя*
Ваш телефон*
Ваш e-mail*