Европринт

Планирование и контроль работы отдела продаж организуются в компании через функционал задач и отслеживание сроков их выполнения. Текущие задачи по обработке лидов объединяются по дате крайнего срока, что формирует план задач на конкретную дату. Руководитель отдела продаж осуществляет мониторинг выполнения задач менеджерами в режиме реального времени

Кроме того, руководитель отдела продаж отвечает за выполнение плана по обработке лидов и сделок, что требует сопоставления в режиме реального времени плановых показателей и текущего объема задач. Такая работа возможна при использовании динамических отчетов на основе BI-аналитики и анализе данных портала Битрикс.

В качестве инструмента компания выбрала сервисы Power BI, а именно - отчет с автоматической загрузкой данных с портала Битрикс24. Объектами мониторинга были выбраны: задачи, звонки, лиды и сделки компании. Особое внимание уделялось результату работы менеджера: закрыта ли задача с успешным звонком, закрыта ли задача без действий или задача перенесена на другой месяц.

Power BI дает возможность ведения наглядной отчетности по продажам и эффективности разных направлений деятельности. Интеграция Power BI с CRM позволяет, фиксировать по каждому менеджеру не только выполнение задач, но и качество выполненной работы. Есть возможность подключения в анализ плановых показателей из другого источника (таблицы Excel) и осуществлять контроль выполнения плановых показателей.

Клиент выбрал исполнителем компанию «Citrus» по отзывам других клиентов, а также за то, что мы не только внедряем, но и обучаем.

Согласно техническому заданию, информация по задачам, звонкам и коммуникации с клиентами должна была собираться в единую таблицу, группироваться по направлениям сделок и обновляться в режиме реального времени. Кроме того, все данные должны подгружаться по дате, которую выбирает пользователь. Дополнительно в отчет загружались плановые показатели из таблицы Excel, и руководитель отдела продаж имел возможность не только контролировать работу менеджеров в разрезе разных воронок, но также корректировать выполнение плановых показателей.

В процессе выполнения проекта было установлено, что штатная аналитика Битрикс24 недостаточно гибкая в отношении требований пользователей. В частности, качество выполнения задач невозможно установить только по факту закрытия задачи. Поэтому был настроен анализ различных действий менеджера: длительность звонка, отправка письма, наличие запланированных дел в сделке и т.д. Второй проблемой стал большой объем выгрузки данных, что приводило к блокировке запроса со стороны Битрикса, а также медленному обновлению данных. Эта проблема была решена через изменение скрипта запроса, ограничивающий загрузки по ряду условий.

В процессе разработки, к основному ТЗ была добавлена визуализация по требованию заказчика: гистограммы, диаграммы, счетчики, цветовое выделение данных.

Специалисты нашей компании проводили обучение с клиентом 2 раза в неделю в ZOOM. Далее вовлечением пользователей занимался руководитель отдела, если данные не корректно выгружались, то информацию передавали руководителю, который в свою очередь корректировал отчет. Менеджеры активно используют возможности бизнес-процессов Битрикс24.