Автоматизация документооборота компании на портале Битрикс24

Цель внедрения:

Сокращение сроков утверждения и исполнения документов, а также безопасное хранение документов.

С каким запросом пришел клиент?

Клиент обратился с запросом на ускорение процесса согласования и обеспечения безопасности хранения документов в корпоративном портале Битрикс24. Требовалась система для электронного согласования и утверждения договоров, счетов и служебных записок, с удобным интерфейсом и защитой от изменений.

Ранее компания использовала бумажные документы и согласование происходило вручную или через электронную почту и мессенджеры, что приводило к задержкам и осложняло работу.

Задачи внедрения:

• Настройка цифрового рабочего места для согласования, хранения и поиска документов в корпоративном портале Битрикс24;
• Визуальное представление движения документов и отображения их статусов для улучшения контроля;
• Настройка автоматического контроля своевременного выполнения сотрудниками заданий на согласование, утверждение, выполнение поручений;
• Блокировка изменений документа в ходе подписания для обеспечения безопасности;
• Организация электронного обмена документами между сотрудниками.

Почему выбираем Битрикс24?

• Возможность настройки портала без программирования благодаря технологии low-code;
• Наличие цифровых рабочих мест для создания собственных бизнес-процессов и настройки автоматизации;
• Широкий набор инструментов для командной работы: чаты, звонки, задачи и другое;
• Функционал виртуального офиса для удобства работы удаленных сотрудников.

Процесс внедрения и особенности проекта:

Этапы внедрения:

• Создали базовую версию продукта, которую начали использовать сотрудники компании;
• Вносили изменения в следующей версии, после обсуждения с сотрудниками компании-заказчика и их предложений и требований к продукту.

Оптимизация процесса согласования:

• Настроили процесс согласования и утверждения документов между отделами, что существенно упростило взаимодействие;
• Теперь сотрудники могут оформлять документы на согласование и обсуждать их через чат, привязанный к документу;
• Директор и собственник компании могут легко отслеживать процесс согласования и просматривать историю изменений.

Доработки и настройки в ходе использования:

• Во время работы выявились дополнительные требования, которые не реализовывались стандартным функционалом. В случае делегирования задачи, необходимо было добавить нового исполнителя, что не предусмотрено стандартно;
• Для решения этой задачи мы провели доработку корпоративного портала Битрикс24;
• Потребовалось запретить изменение документа во время согласования, но оставить возможность добавления комментариев.

Обучение и поддержка сотрудников компании-заказчика:

• Разработали инструкцию по работе с документами для сотрудников и провели обучение;
• После завершения внедрения мы осуществляли онлайн-поддержку и помогали решать возникающие вопросы.

С какими проблемами мы столкнулись?

Персонал компании-заказчика был новичком в использовании Битрикс24. Наши специалисты провели обучение и подробно объяснили, как пользоваться платформой. Помимо инструкции и обучения, на этапе опытной эксплуатации наши сотрудники осуществляли онлайн-сопровождение документооборота.

Функционал, используемый для автоматизации согласования и утверждения процессов:

• Цифровое рабочее место реализовано в виде смарт-процесса, где роль документа выполняет карточка смарт-процесса;
• Для отображения движения документов использована канбан-доска смарт-процесса, а статусы документа соответствуют стадиям канбан-доски;
• Автоматическое перемещение карточки после выполнения определенных действий сотрудника реализовано через функционал триггеров;
• Автоматическая постановка заданий с описанием требуемых действий реализована функционалом роботов;
• Для напоминания сотрудникам об истечении сроков заданий настроены автоматические уведомления.

Достигнутые результаты:

• Создано единое цифровое рабочее место для работы с документами и их согласования.(см.1 скрин);



• Теперь можно видеть статус документа в реальном времени, и его инициатор может быстро влиять на его движение. (см.2 скрин);



• Сотрудники получают уведомления с напоминаниями о заданиях, и контроль за выполнением заданий происходит автоматически (см. скрин 3);



• Обеспечена безопасность при хранении документов и защита от изменений;
• Поиск документов теперь занимает не более 1 минуты;
• Среднее время согласования документа сократилось с недели до 1 дня.

Развитие проекта

После первого этапа внедрения проект получил дальнейшее развитие. В настоящий момент рассматривается доработка цифрового рабочего места до полноценной системы электронного документооборота с использованием электронных подписей и созданием кнопок для запуска сценариев утверждения документов, относящихся к разным процессам компании.

Согласование документов занимает слишком много времени? Доверьтесь компании ”Цитрус” , и мы ускорим этот процесс!