Компания Никобон

На момент обращения, в компании не было портала Битрикс24. Для ведения заказов использовались Microsoft Excel и 1С:Управление нашей фирмой. CRM понадобилась для упорядоченного хранения информации от клиентов и ведения заказов в единой системе, чтобы все данные были под контролем и не терялись.

Суть доработки

Локомотивами деятельности компании выступают 2 отдела:

1. Отдел продаж: вносит данные о заказе в CRM, контролирует оплату и сообщает клиенту о готовности заказа.
2. Производство: получает список товаров, которые необходимо произвести, сообщает о текущем состоянии (обработка, крой или готовность).

Ключевое ожидание компании от внедрения - возможность контролировать статус заказа покупателя в разрезе каждой товарной позиции и автоматически отправлять сообщение о готовности заказа клиентам. Это удалось организовать и воплотить в жизнь с помощью смарт-процессов, бизнес-процессов и синхронизации с системой учета на базе 1С.

Ранее в компании велась длинная таблица Excel по каждому производимому товару: комбинезоны, ветровки, шапки, брюки и другие. В ней фиксировалось наличие в готовом виде и наличие в крое. Менеджер смотрел нужный товар и консультировал клиента исходя из данных таблицы.

Excel прекрасный инструмент, но для ведения клиентской базы, отслеживания стадии готовности товара, контроля производства и продаж - не самый эффективный и удобный. В компании это понимали, потому приняли решение о внедрении CRM. Однако стандартный функционал не решал полностью их задачи, пришлось разрабатывать и применять интересные доработки.

Что сделали?

Для компании была разработана система контроля заказа с разделением на 2 сферы деятельности: отдел продаж и производство.

1. Отдел продаж работает над заказом в разделе CRM, занимается обработкой сделок и контролем их состояния, а также осуществляет всю коммуникацию с клиентами.

При создании сделки, менеджер указывает какие товары в нее включены, присваивается номер заказа, автоматически передаются все данные в 1С: Управление нашей фирмой. Битрикс24 автоматически создает элементы в списке. Каждая товарная позиция - отдельная строка со своим статусом. После формирования сделки она передается в отдел производства.

2. Отдел производства принимает сделку в виде списка товаров с количеством и номером заказа. Перед сотрудниками стоит задача указать дату готовности каждой позиции, т.к. срок изготовления того или иного товара индивидуален. Отдел производства работает со смарт-процессом, где для каждого товара свой набор стадий (обработка, крой или готовность), что упрощает процесс контроля.

После того, как все позиции заказа получили статус “готовность”, сделка автоматически переходит в новую стадию на которой подключается отдел логистики. После отправки заказа, менеджеру приходит уведомление. На этом этапе сотрудник отдела продаж заполняет трек-номер и прикрепляет фото заказа, а клиенту в WhatsApp уходит автоматическое сообщение. Если WhatsApp у клиента не установлен, информация отправляется в открытую линию (например, ВКонтакте).

Если резюмировать кратко, в компании теперь выстроен процесс работы с заказами по следующей схеме:

• Менеджер принимает заказ у клиента;
• Передает его в отдел производства;
• Каждому товару в сделке присваивается статус: обработка, крой или готовность;
• Когда все позиции в заказе принимают статус “готово”, заказ переходит в новую стадию, на которой подключается отдел логистики и продаж;
• После отправки заказа, менеджер заполняет трек-номер и прикрепляет фото заказа. Битрикс24 автоматически направляет клиенту сообщение в WhatsApp или ВКонтакте.