Как сделать документооборот в Битрикс24 эффективным?

Бумаги теряются, документы не доходят до подписантов и согласуются неделями? Компания «Цитрус» разработала решение, которое позволяет упростить и автоматизировать документооборот в Битрикс24. Это ускоряет рабочие процессы, сокращает расходы офиса и позволяет предприятиям работать эффективнее. Как? Разберем нюансы электронного документооборота (ЭДО) в статье.

Недостатки классического документооборота

Договоры, счета, акты, заявления на отпуск, служебные записки — каждая организация работает с большим объемом бумаг. Не отлаженный документооборот расходует ресурсы и замедляет рабочие процессы. Основные проблемы «бумажного» документооборота, с которыми сталкиваются компании:

1. Высокие расходы на печать, закупку бумаги и обслуживание офисной техники
2. Сложная организация хранения. Столы сотрудников «завалены» договорами, сложно быстро найти нужный.
3. Долгое согласование. Приказы пересылаются из отдела в отдел и теряются. Процессы документооборота сложно контролировать.
4. Длительная и дорогая отправка актов и счетов по почте. Контрагенты не получают бумаги вовремя, рабочие процессы останавливаются. Траты становятся еще больше, если у компании есть сотрудники на удаленном формате.

Особенности документооборота в Битрикс24

В CRM Битрикс24 есть все инструменты для создания отлаженного ЭДО в любой организации. Электронный документооборот позволяет создавать, согласовывать и хранить файлы. Единственный момент: в базовых настройках CRM нет возможности проставления электронной цифровой подписи контрагентами. Наши специалисты разработали и реализовали удобное приложение КликДок, помогающее устранить эту проблему.

Первый этап: формирование документа

Работать с Битрикс24 просто и удобно. Первый шаг ЭДО — создание документа. Битрикс24 максимально автоматизирует этот процесс:

• есть шаблоны основных типов договоров, их можно редактировать и добавлять;
• данные контрагентов подгружаются автоматически из CRM;
• электронный документ можно сразу отправить партнерам.

Для создания договора требуется буквально нажать несколько кнопок. Использование ЭДО избавляет от ошибок и опечаток. Еще одно преимущество электронного документооборота: внутренняя документация автоматически проходит все стадии согласования. Пользователь всегда может отследить, кто сейчас работает с актом.

Второй этап: согласование

После формирования документа он отправляется на согласование. При этом документооборот в Битрикс24 подходит для настройки и внутренних, и внешних процессов ЭДО. Это означает, что ознакомиться с приказами и актами могут как сотрудники фирмы, так и партнеры, инвесторы, поставщики, исполнители. CRM автоматически уведомляет всех участников о том, что они должны просмотреть и подписать новый файл.

Внутренний документооборот:

Процесс согласования представлен в системе Битрикс24 в виде канбан-доски. Сотрудники, которые должны просмотреть документ в системе, отмечаются во время его формирования. Если нужно согласовать разрешение на отпуск, оно сразу «уйдет» начальнику отдела, а затем генеральному директору. Каждый участник процесса ЭДО может вернуть документ инициатору со своим комментарием.

Типы согласования в Битрикс24:

• Условное согласование: сотрудник просто нажимает на кнопку «согласовано» в Битрикс24
• Юридически значимое согласование: сотруднику нужна его электронная подпись. В этом случае мы задействуем приложение КликДок.

Внешний документооборот:

Система ЭДО для внешних операций имеет схожий процесс, но документы отправляются непосредственно контрагенту. После этого сотрудник получает уведомление на электронную почту, сообщающее о необходимости ознакомления с договором или счетом. После перехода по ссылке, контрагент выполняет соответствующие действия. Весь процесс занимает 3 минуты.

Преимущества настройки ЭДО на данном этапе:

• «прозрачность» согласования;
• быстрое подписание документов.

Еще одно важное преимущество: Битрикс24 дает использовать смарт-процессы, то есть, создавать сценарии документооборота под нужды вашего предприятия. Например, вы можете указать, какие сотрудники участвуют в согласовании конкретной сделки. В дальнейшем вам понадобится просто выбрать готовый сценарий из базы. Это экономит время и исключает ошибки.

Виды подписей в электронном документообороте:

Расскажем подробнее про типы подписей и их отличия.

1. ПЭП- простая электронная подпись.
   Защищена паролем, доступна в штатном функционале на облачном тарифе Битрикс24. Ее использование разрешено 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011, но для придания ПЭП юридической значимости нужно ее заверить на Госуслугах.
   Работа с электронным документом с помощью ПЭП выглядит так.
   1. Договор приходит на почту контрагенту.
   2. Сотрудник входит в свой аккаунт с помощью пароля: ему на почту или телефон приходит код с подтверждением.
   3. Договор приходит на почту контрагенту.
2. ЭЦП - электронная цифровая подпись.
   Проставляется с помощью приложения КликДок, подписывается в КриптоАРМ ГОСТ. ЭЦП юридически значима и защищена с помощью современных технологий шифрования. Приложение встроено в Битрикс24.
3. Условное согласование.
   Не требует подписей, сотрудник просто подтверждает, что ознакомлен с файлом. В Битрикс24 фиксируется время, дата согласования и ФИО сотрудника, который одобрил документ. Такой электронный журнал исключает риск путаницы.

   Чаще всего наши клиенты используют условное согласование и ЭЦП, поэтому они всегда остаются в правовом поле и их интересы юридически защищены.

Хранение файлов в электронном документообороте

Любой документ, который был создан и подписан в Битрикс24, остается в CRM. Передача данных защищена протоколами SSL — нет риска утечки информации. При этом Битрикс24 позволяет:

• Задавать общий или индивидуальный доступ для файлов;
• Выбирать тип доступа: чтение, редактирование;
• Мгновенно находить нужный документ через поиск;
• Просматривать историю изменений и контролировать, какой сотрудник внес правки;
• Архивировать старые файлы и не удалять их.

Это касается и входящей, и исходящей документации в ЭДО. Все нужные документы всегда будут доступны без путаницы и долгого поиска.

Преимущества настройки ЭДО от компании «Цитрус»

Битрикс24 — CRM №1 в России, адаптированная под все бизнес-процессы. Она гибко настраивается, подходит как небольшим организациям, так и крупным компаниям. Мы являемся золотым сертифицированным партнером Битрикс24 и уже более 10 лет рекомендуем и настраиваем электронный документооборот для наших клиентов.

Чтобы сделать электронный документооборот еще удобнее, мы предлагаем использовать приложение КликДок совместно с Битрикс24. Как это работает?

Появляется возможность подписывать документы ЭЦП. Подписание происходит прямо в CRM. Контрагентам не нужно совершать лишние действия, а значит, скорость согласования увеличивается в 2-3 раза. Внешним подписантам даже не нужно использовать Битрикс24, достаточно иметь ЭЦП. Такое решение ЭДО эффективно для организации удаленной работы, а также учебных заведений, заводов и крупных предприятий.

Что Вы получаете от настройки ЭДО для Вашей компании?

Мы внедрили электронный документооборот уже более, чем в 45 компаниях. Клиенты отмечают значительное упрощение рабочих процессов после настройки ЭДО.

• Жизненный цикл документов становится прозрачным и контролируемым;
• Уменьшается количество ошибок;
• Сокращается время согласования приказов.

Оставьте заявку, и мы подготовим для вас варианты реализации ЭДО с учетом ваших потребностей. Также мы продемонстрируем возможности Битрикс24 для создания электронного документооборота и подробно опишем достоинства данной опции.